Mahnwesen – atzler büroservice übernimmt Ihres!

• Ein Mahnwesen sollte immer effizient sein. Deshalb sollte der Gläubiger sein internes Mahnwesen sehr straff organisieren. Um das Mahnwesen kümmert sich die Debitorenbuchhaltung. Sie ist die Stelle im Unternehmen, die den Zahlungseingang überwacht und den Ablauf des Mahnwesens organisiert. Ein strukturierter Ablauf im Mahnwesen kann schnell eine Herausforderung darstellen. Die Grundlage für das Mahnwesen sind ordnungsgemäß ausgestellte Rechnungen. Jeder, der Leistungen oder Lieferungen für ein Unternehmen oder juristische Personen tätigt, muss eine Frist von sechs Monaten für die Rechnungsstellung einhalten. Die Frist beginnt, sobald die Leistung vollständig erbracht wurde.

• Unternehmen sollten ihre Forderungen regelmäßig und in festen Abständen sofort nach Verzug mahnen. Nur so kann man die eigene Liquidität im Blick halten und ist in der Lage, seinen Zahlungsverpflichtungen ordnungsgemäß nachzukommen.

• Der Gläubiger kann seine Liquidität  durch ein effektives Mahnwesen sogar stark verbessern. Neben einer zu geringen Eigenkapitalquote ist mangelnde Liquidität die häufigste Ursache für eine Insolvenzanmeldung. Das sollte unbedingt vermieden werden.

• Das Mahnwesen hat keine vorgeschriebene rechtliche Form. Eine Mahnung kann schriftlich, mündlich oder in schlüssiger Form erfolgen. Prinzipiell reicht im Mahnwesen eine Mahnung aus. Usus ist bei den meisten Unternehmen der Versand von 3 Mahnungen. Hier spielt auch die Bonität des Kunden eine große Rolle.  Die erste Mahnung sollte immer eine freundliche Zahlungserinnerung sein. Reagiert der Kunde nicht, erhält er nun sein erstes Mahnschreiben. Grundsätzlich braucht man keine 2. Mahnungen versenden, aber hier ist die Erwartungshaltung vom Schuldner immer noch sehr hoch.

• Direkt nach der 2. Mahnung sollte man die überfällige Rechnung zügig ins Inkasso übergeben. Durch das Inkasso lässt sich schnell und einfach feststellen, wer wirklich zahlungsunfähig oder zahlungsunwillig ist. Auf diesem Weg kommt man bei den zahlungsunwilligen Schuldnern gut ohne Mahnverfahren aus.

• Ein weiterer wichtiger Punkt ist eine juristisch abgesicherte Vertragsgestaltung. Sie kann Unternehmen vor Forderungsausfällen schützen. In den AGB`s kann man Mahn- und Inkassokosten vermerken. Bei den Verzugszinsen sollte man sich an den üblichen Satz halten. Diese sind gesetzlich verankert.

• In manchen Branchen ist Factoring eine geeignete Maßnahme, um durch Forderungsverkauf schnell seine Liquidität zu verbessern. Besonders dort, wo Kunden sehr lange Zahlungsziele eingeräumt werden, sollte man darüber nachdenken.

• Forderungsmanagement ist ein Bereich in Unternehmen, den man gut auslagern kann. Die Bearbeitung ist sehr zeitintensiv. Externe Dienstleister kümmern sich ganz gezielt um Ihren Geldeingang.

Durch das kaufmännische Mahnwesen versucht man, die Liquidität eines Unternehmens zu schützen und Zahlungsausfälle zu vermeiden. Deshalb müssen Gläubiger für einen schnellen Zahlungseingang ihrer Rechnungen sorgen. Hierfür ist die Debitorenbuchhaltung zuständig. Sie überprüft regelmäßig die Bonität der Debitoren und ist für die Einhaltung der Zahlungsfristen zuständig. Ist die Zahlung nicht erfolgt, versendet der Gläubiger im ersten Schritt eine freundliche Zahlungserinnerung an den Schuldner. Bekommt man keine Resonanz mittels einer Zahlung, muss man seine Forderung durch eine erste Mahnung untermauern. Mit jedem Schritt wird der Ton eines Mahnschreibens bestimmter, damit der Kunde auch erkennt, wie wichtig die Zahlung für den Lieferanten ist. Das Mahnwesen ist das Instrument im Unternehmen, das dem Kunden unmissverständlich mitteilt, dass eine überfällige Forderung nun schnellstens beglichen werden sollte.
Eine weitere Aufgabe des Mahnwesens ist die Prüfung der Bonität von Kunden. Diese sollte bei Neukunden immer erfolgen. Diese Auskunft ist über die Schufa erhältlich. Da man den Kunden am Anfang der Geschäftsbeziehung noch nicht so gut kennt, sollte man immer Vorkasse vereinbaren.

• Ein Kunde ist in Zahlungsschwierigkeiten. Offene Posten werden nicht beglichen.

• Es besteht also eine überfällige Forderung durch eine noch offene Rechnung. Wird das Zahlungsziel überschritten, kommt der Kunde in Zahlungsverzug. Deshalb ist für das Mahnwesen das Fälligkeitsdatum einer Rechnung sehr wichtig. Die Fälligkeit einer Rechnung entscheidet über den Beginn des Verzugs. Bei einem Verzug fallen Verzugszinsen und Auslagen an. Diese Kosten können Unternehmen dem Schuldner mit dem Mahnschreiben in Rechnung stellen.

• Um die eigene Liquidität zu schützen, muss man die offene Forderung schnell ins Mahnverfahren bringen. Gerade für kleine Unternehmen ist das sehr wichtig. Deshalb sollten die Intervalle zwischen den einzelnen Mahnstufen möglichst kurz sein.

• Erst wenn der Kunde die Frist verstreichen lässt und auf die freundliche Zahlungserinnerung nicht reagiert, sollte man die erste Mahnung an den Kunden versenden. Hat man auch mit der letzten Mahnung keinen Erfolg, sollte man ein Inkassounternehmen einschalten. Durch ein externes Forderungsmanagement hat man noch einmal die Möglichkeit, ein gerichtliches Mahnverfahren zu vermeiden, um so doch noch ohne ein Gerichtsverfahren auszukommen. Das externe Forderungsmanagement verstärkt noch einmal den Druck auf den Schuldner. Bevor rechtliche Schritte eingeleitet werden, wird das Inkasso versuchen, dem Schuldner einen Mahnbescheid zuzustellen. Durch den Mahnbescheid ist der Gläubiger in Lage, ein gerichtliches Mahnverfahren anzustrengen. Das gerichtliche Klageverfahren ist der letzte Ausweg, um an sein Geld zu kommen. Hier kann man einen Titel erwerben. Mit dem Titel kann man einen Schuldner im Blick halten und hat die Möglichkeit noch 30 Jahre an sein Geld zu kommen.

• Eine Mahnung erfolgt auf der Grundlage einer ordnungsgemäßen Rechnung lt. § 14, Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG).

• Die Voraussetzung dafür regelt der Verzug lt. § 286 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch).

• Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) beruft sich in den §§ 194, 195 und 199 auf die Regelverjährung. Sie beträgt drei Jahre.

• In den §§ 688 ff. der Zivilprozessordnung (ZPO) ist das gerichtliche Mahnverfahren geregelt.