Schluss mit Spesen – mit unserem Mahnwesen!

  • Pünktliche Mahnschreiben an Ihre Kunden
  • Einleiten eines Mahnverfahrens für Schuldner
  • Kommunikation mit Inkasso-Partnern

Mahnwesen – atzler büroservice übernimmt Ihres!

Im Geschäftsalltag kommt es immer wieder dazu, dass Kunden mit der Zahlung offener Forderung in Verzug geraten. In diesen Fällen heißt es: Ursachen erkennen und für einen Ausgleich der offenen Rechnungen zu sorgen. Das damit verbundene Mahnwesen ist jedoch sehr zeitintensiv. Die Lösung ist das Outsourcing des Forderungsmanagements. Genau dafür sind wir von atzler büroservice der passende Ansprechpartner!

Jetzt unseren Service für Mahnwesen und Forderungsmanagement testen - Atzler Büroservice

So erleichtern wir Ihre Arbeit

Unabhängig von den Gründen ist das Forderungsmanagement eine Aufgabe, die viel Zeit in Anspruch nimmt. Effektives Mahnwesen umfasst zahlreiche Tätigkeiten:

  • Forderungen kontinuierlich überwachen
  • Mahnwesen durchführen (Zahlungserinnerung und mehrstufige Mahnungen)
  • Gespräche mit Schuldnern führen
  • Unklarheiten zu Rechnungen klären
  • Gerichtliches Mahnverfahren in Gang setzen

Gerade bei kleineren Forderungen steht dieser Aufwand des Forderungsmanagements oftmals nicht im Verhältnis zum eigentlichen Rechnungswert. Dennoch muss es im Sinne der Liquidität das Ziel sein, einen Zahlungseingang zu bewirken. Durch ein Outsourcing des Mahnwesens und Forderungsmanagements an atzler büroservice lösen Sie dieses Problem. Sie verhindern den Forderungsausfall und eliminieren gleichzeitig den enormen Aufwand für Ihr internes Mahnwesen.

Ursachen für Zahlungsverzug

Die Gründe, warum Kunden eine Rechnung nicht (rechtzeitig) ausgleichen, können vielschichtig sein. Unternehmen erhalten zahlreiche Rechnungen und ab und an kommt es vor, dass das Zahlungsziel nicht eingehalten wird. Gründe dafür können zum Beispiel diese sein:

  • Schlichtweg Vergessenheit / Mangelndes Zeitmanagement
  • Verlust der Rechnung
  • Absichtliche Verzögerung aus Liquiditätsgründen oder wegen Unzufriedenheit
  • Kein ausreichendes Kapital für die Begleichung

Im Bereich Forderungsmanagement ist es für Unternehmen wichtig, die Ursachen für den Verzug zu kennen. Denn wie Benjamin Franklin schon meinte: „Gläubiger haben ein besseres Gedächtnis als Schuldner.“ Nur dann kann eine individuelle Lösung zum Erreichen des Zahlungsziels führen. In einigen Fällen lässt sich der Forderungsausfall durch ein klärendes Gespräch zwischen Gläubiger und Schuldner verhindern. Andernfalls können weitere komplexere Maßnahmen bis hin zum Inkasso erforderlich sein, um den Zahlungseingang zu sichern.

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Geben Sie ihr Mahnwesen in sichere Hände

Beim Outsourcing von Mahnwesen und Forderungsmanagement sollten Sie als Gläubiger einige Aspekte beachten:

  • Professioneller Umgang mit Schuldnern
  • Hohe Erfolgsquote im Forderungsmanagement
  • Weiterhin gute Kundenbeziehung
  • Starke Kooperationspartner

Bei atzler büroservice sind genau diese Aspekte selbstverständlich. Wir gehen deshalb stets freundlich, konstruktiv und lösungsorientiert mit Ihren Kunden in die Kommunikation. Ganz so, als wären es unsere eigenen. Sollten wir trotz unserer Expertise und Erfahrung mit dem Mahnwesen einmal an die Grenzen stoßen, haben wir ebenfalls eine Lösung. In diesem Fall übergeben wir die Angelegenheit – sofern Sie dies wünschen – an unseren starken Inkasso-Partner.

Erfolgreiche Mahnverfahren bei Zahlungsausfall

Mit unserem Forderungsmanagement gehören offene Forderungen der Vergangenheit an. Ihre Rechnungen werden von uns termingerecht abgemahnt. Dank unseres freundlichen Kundenservice agieren wir dabei stets freundlich, um eine gute Kundenbeziehung mit Ihren Schuldnern zu wahren. Auf diese Weise positionieren Sie sich als vertrauenswürdiger Geschäftspartner für Ihre Kunden!

Wir unterstützen Sie:

Unsere Expertise

Bei atzler büroservice können Sie auf guten Service vertrauen, denn wir machen Ihre Kunden zu unseren Kunden. Dabei profitieren Sie von unserer Expertise.

Atzler Büroservice - Ihr kompetenter Büroservice

Jahrelange Erfahrung

Wir bieten für zahlreiche Probleme eine Lösung, unkompliziert und zeitnah, damit Sie ungestört weiterarbeiten können und Unterstützung bei Ihrem Arbeitsanfall haben.

Umfassende Kompetenz

Durch unsere Erfahrung sind wir in der Lage, uns schnell in bestehende Strukturen einzuarbeiten. Wir sind breit aufgestellt und bieten nicht nur auf der Vorstandsebene, sondern auch für den Mittelstand und kleinere Unternehmen die richtige Unterstützung.

Expertennetzwerk aus starken Partnern

Über unser starkes Netzwerk bekommen Sie bei uns alles aus einer Hand. Professionelle Arbeit ist uns wichtig. Deshalb kümmert sich bei uns auch ein Fachmann um Ihre Belange.

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Wir beraten Sie unverbindlich

Sie möchten unverbindlich über unser Büroservice-Angebot beraten werden?
Nehmen Sie Kontakt auf, wir sind gerne für Sie da!

Häufig gestellte Fragen

Oft haben Unternehmer gute Gründe für verzögerte Zahlungen. Mit konsequentem Forderungsmanagement von atzler büroservice stellen Sie dennoch sicher, dass Sie Ihre Zahlungen erhalten. Sie haben Fragen dazu? Hier finden Sie passende Antworten rund um das Thema Mahnwesen.

  • Ein Mahnwesen sollte immer effizient sein. Deshalb sollte der Gläubiger sein internes Mahnwesen sehr straff organisieren. Um das Mahnwesen kümmert sich die Debitorenbuchhaltung. Sie ist die Stelle im Unternehmen, die den Zahlungseingang überwacht und den Ablauf des Mahnwesens organisiert. Ein strukturierter Ablauf im Mahnwesen kann schnell eine Herausforderung darstellen. Die Grundlage für das Mahnwesen sind ordnungsgemäß ausgestellte Rechnungen. Jeder, der Leistungen oder Lieferungen für ein Unternehmen oder juristische Personen tätigt, muss eine Frist von sechs Monaten für die Rechnungsstellung einhalten. Die Frist beginnt, sobald die Leistung vollständig erbracht wurde.
  • Unternehmen sollten ihre Forderungen regelmäßig und in festen Abständen sofort nach Verzug mahnen. Nur so kann man die eigene Liquidität im Blick halten und ist in der Lage, seinen Zahlungsverpflichtungen ordnungsgemäß nachzukommen.
  • Der Gläubiger kann seine Liquidität  durch ein effektives Mahnwesen sogar stark verbessern. Neben einer zu geringen Eigenkapitalquote ist mangelnde Liquidität die häufigste Ursache für eine Insolvenzanmeldung. Das sollte unbedingt vermieden werden.
  • Das Mahnwesen hat keine vorgeschriebene rechtliche Form. Eine Mahnung kann schriftlich, mündlich oder in schlüssiger Form erfolgen. Prinzipiell reicht im Mahnwesen eine Mahnung aus. Usus ist bei den meisten Unternehmen der Versand von 3 Mahnungen. Hier spielt auch die Bonität des Kunden eine große Rolle.  Die erste Mahnung sollte immer eine freundliche Zahlungserinnerung sein. Reagiert der Kunde nicht, erhält er nun sein erstes Mahnschreiben. Grundsätzlich braucht man keine 2. Mahnungen versenden, aber hier ist die Erwartungshaltung vom Schuldner immer noch sehr hoch.
  • Direkt nach der 2. Mahnung sollte man die überfällige Rechnung zügig ins Inkasso übergeben. Durch das Inkasso lässt sich schnell und einfach feststellen, wer wirklich zahlungsunfähig oder zahlungsunwillig ist. Auf diesem Weg kommt man bei den zahlungsunwilligen Schuldnern gut ohne Mahnverfahren aus.
  • Ein weiterer wichtiger Punkt ist eine juristisch abgesicherte Vertragsgestaltung. Sie kann Unternehmen vor Forderungsausfällen schützen. In den AGB`s kann man Mahn- und Inkassokosten vermerken. Bei den Verzugszinsen sollte man sich an den üblichen Satz halten. Diese sind gesetzlich verankert.
  • In manchen Branchen ist Factoring eine geeignete Maßnahme, um durch Forderungsverkauf schnell seine Liquidität zu verbessern. Besonders dort, wo Kunden sehr lange Zahlungsziele eingeräumt werden, sollte man darüber nachdenken.
  • Forderungsmanagement ist ein Bereich in Unternehmen, den man gut auslagern kann. Die Bearbeitung ist sehr zeitintensiv. Externe Dienstleister kümmern sich ganz gezielt um Ihren Geldeingang.

Durch das kaufmännische Mahnwesen versucht man, die Liquidität eines Unternehmens zu schützen und Zahlungsausfälle zu vermeiden. Deshalb müssen Gläubiger für einen schnellen Zahlungseingang ihrer Rechnungen sorgen. Hierfür ist die Debitorenbuchhaltung zuständig. Sie überprüft regelmäßig die Bonität der Debitoren und ist für die Einhaltung der Zahlungsfristen zuständig. Ist die Zahlung nicht erfolgt, versendet der Gläubiger im ersten Schritt eine freundliche Zahlungserinnerung an den Schuldner. Bekommt man keine Resonanz mittels einer Zahlung, muss man seine Forderung durch eine erste Mahnung untermauern. Mit jedem Schritt wird der Ton eines Mahnschreibens bestimmter, damit der Kunde auch erkennt, wie wichtig die Zahlung für den Lieferanten ist. Das Mahnwesen ist das Instrument im Unternehmen, das dem Kunden unmissverständlich mitteilt, dass eine überfällige Forderung nun schnellstens beglichen werden sollte.
Eine weitere Aufgabe des Mahnwesens ist die Prüfung der Bonität von Kunden. Diese sollte bei Neukunden immer erfolgen. Diese Auskunft ist über die Schufa erhältlich. Da man den Kunden am Anfang der Geschäftsbeziehung noch nicht so gut kennt, sollte man immer Vorkasse vereinbaren.

  • Ein Kunde ist in Zahlungsschwierigkeiten. Offene Posten werden nicht beglichen.
  • Es besteht also eine überfällige Forderung durch eine noch offene Rechnung. Wird das Zahlungsziel überschritten, kommt der Kunde in Zahlungsverzug. Deshalb ist für das Mahnwesen das Fälligkeitsdatum einer Rechnung sehr wichtig. Die Fälligkeit einer Rechnung entscheidet über den Beginn des Verzugs. Bei einem Verzug fallen Verzugszinsen und Auslagen an. Diese Kosten können Unternehmen dem Schuldner mit dem Mahnschreiben in Rechnung stellen.
  • Um die eigene Liquidität zu schützen, muss man die offene Forderung schnell ins Mahnverfahren bringen. Gerade für kleine Unternehmen ist das sehr wichtig. Deshalb sollten die Intervalle zwischen den einzelnen Mahnstufen möglichst kurz sein.
  • Erst wenn der Kunde die Frist verstreichen lässt und auf die freundliche Zahlungserinnerung nicht reagiert, sollte man die erste Mahnung an den Kunden versenden. Hat man auch mit der letzten Mahnung keinen Erfolg, sollte man ein Inkassounternehmen einschalten. Durch ein externes Forderungsmanagement hat man noch einmal die Möglichkeit, ein gerichtliches Mahnverfahren zu vermeiden, um so doch noch ohne ein Gerichtsverfahren auszukommen. Das externe Forderungsmanagement verstärkt noch einmal den Druck auf den Schuldner. Bevor rechtliche Schritte eingeleitet werden, wird das Inkasso versuchen, dem Schuldner einen Mahnbescheid zuzustellen. Durch den Mahnbescheid ist der Gläubiger in Lage, ein gerichtliches Mahnverfahren anzustrengen. Das gerichtliche Klageverfahren ist der letzte Ausweg, um an sein Geld zu kommen. Hier kann man einen Titel erwerben. Mit dem Titel kann man einen Schuldner im Blick halten und hat die Möglichkeit noch 30 Jahre an sein Geld zu kommen.
  • Eine Mahnung erfolgt auf der Grundlage einer ordnungsgemäßen Rechnung lt. § 14, Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG).
  • Die Voraussetzung dafür regelt der Verzug lt. § 286 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch).
  • Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) beruft sich in den §§ 194, 195 und 199 auf die Regelverjährung. Sie beträgt drei Jahre.
  • In den §§ 688 ff. der Zivilprozessordnung (ZPO) ist das gerichtliche Mahnverfahren geregelt.

Mehr als Mahnwesen!

Unser Leistungsspektrum ist sehr umfangreich. So bieten wir Ihnen neben einem effektiven Forderungsmanagement weitere Tätigkeiten an. Gern entlasten wir Ihren Geschäftsalltag und übernehmen für Sie:

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